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ERP助力真通电子提升竞争力

发布者:admin 发布时间:17-03-21 点击量:468

       2002年6月的一天,真通电子(东莞)有限公司的王总经理正召集公司各部门主管讨论管理信息系统的更新问题。按照公司董事长吴正义的要求,真通电子要在两个月内完成ERP系统的选型,两个月内完成系统实施,以确保2003年10月公司上市前ERP系统正常运行。
真通电子位于广东东莞,现有员工1500人,主要生产各种类型的电话机,现开始涉及数码相机领域并计划未来五年转入光电产品,产品主要销往美国、欧洲等地。
ERP选型锁定制造管理
     真通电子以前使用的是一套自己编写的简易MRP系统,系统已运行了2年多,主要应用在采购、生产计划和物料管理,但管理不到制造系统。随着公司规模和业务的扩大,MRP系统已不能满足需要,产生了料品一物多号情况严重;库存账实不符,呆料积压;生产计划不准确计划时时变更;采购部门无法制定准确及时的采购计划;原料跟催无效经常造成生产停工待料;财务部门不能对物流和资金流实时监控;无法及时准确获得产品生产成本等一系列问题。为了解决这些问题,真通决定选择一套专业的ERP软件来帮助企业提升管理水平。
      2002年8月,经过2个多月的调研,由真通电子MIS、财务、各车间等部门组成的评估小组对入选的ERP厂商做了内部投票评分,最后真通电子选择了鼎捷软件易飞ERP系统。8月12日,双方正式签约。
       8月22日,在ERP项目实施誓师大会上,真通电子吴正义董事长斩钉截铁地说:ERP系统必须在最短的时间内上线。在此次会上,真通电子明确了上ERP系统的两大目标:一是加强成本控制;二是为2003年的公司上市规范工厂的基础管理。会后,真通电子成立了ERP项目推行小组,王总经理任项目总负责人,由成本会计专员许晋嘉负责项目的全面推进并直接向王总经理汇报,各相关部门的主管兼任项目组组员。     真通电子实施的易飞ERP模块包括:基本资料及管理维护系统、产品工程系统、库存管理系统、批次需求计划系统、销售管理系统、采购管理系统、工单委外管理系统、应收应付管理系统、总账管理系统、生产成本系统和自动分录系统、出口管理系统和固定资产管理系统,基本覆盖了真通电子的所有业务。对于ERP的实施效果,真通管理层寄予厚望,希望一期ERP实施后,能够形成一个集成的、实时的公司整体信息平台,所有业务信息经逐级授权后在公司内部充分共享,公司全体工作人员都能在获得实时信息后从不同角度及时响应。
对症下药 实施效果显著
      按照计划,真通电子ERP系统将在2002年8月22日开始实施辅导,11月1日并行上线,2003年1月1日起完全抛开旧系统正式运行。整个系统的实施工作基本上包括以下部分:
     1、重新确定全部料号编码和BOM架构
      真通电子以前的MRP系统编码扩展性不强,且缺乏一致性,有很多一物多号的情况,其编码原则是将料件的技术参数和属性全部纳入。一些电子元器件如电阻、电容的特性属性编入料号后,常常是同一零件不知是否已有编码,顺序打乱后,就容易形成一物多号。特别是将厂商代码这样的变动属性也纳入了编码中,很容易造成同种物料有多个编码,结果是库存数量不准,极易产生呆滞料。
      在ERP系统中,编码方案采用标准计算机编码原则,按品号做大分类、中分类、小分类再加流水码,物料的技术参数和属性资料写入品名规格字段(ERP产生的所有报表和凭证都会显示品名规格)。在统一规范物料的品名和规格描述的前提下,如果录入相同的品名规格,系统会提出警告或使资料不能保存,有效避免了一物多号。
     项目小组花了大量时间在讨论料号编码和BOM架构上,重新设定了真通电子全部零配件的编码,共确定了100多个BOM、3000多种物料编码。在一个月内,项目小组完成了从旧编码到ERP系统新编码的转换,并编写了新旧编码对照表。
      2、特殊流程反复讨论确定
      在真通电子,当电话机出现不良品退货时,需将电话机分步拆解并检测出有问题的元器件,但又很难分清是元器件本身不良还是加工组装的问题,因此真通电子与相关供货商达成协议:所有因返修而需采购的电子元器件,采购价格以原价格的一定折扣比例结算。另外,退货返修时,解BOM不能靠标准BOM表,还须辅以人工作业。
      针对真通电子的这一实际情况,神州数码顾问对返修流程、供应商料件价格等做了特殊设定,使系统支持同一材料同一供应商有不同的价格,确定的其它典型流程还有订单系统流程、定期盘点作业流程等。
      3、成本会计
     按照王总经理的要求,成本核算须落实到每一种产品上,包括在制品。对此,许晋嘉说:“强化成本会计是真通电子引入ERP系统的一大目标。标准工时成本、批次订单成本、半成品成本、产成品成本、外包生产成本均要分别核算。”神州数码实施顾问许林认为:“为此,我们强调了这样几个环节:采购负责对应料号的价格准确无误;仓库严格执行领料、退料制度;车间用料必须以每一张制令单为准,从材料成本和标准工时两方面管控产品成本,订单佣金核算也不再以客户为对象,而是以产品为基准。”
     4、客户化修改
      真通电子的个性化程序修改很少,少量的更改如计划批号跟踪。计划批号跟踪:真通电子基本上是订单式生产,生产计划和采购计划以订单作为批次计划来源并产生对应的计划批号,在实际采购和生产运作中各个环节都希望可以追踪到该计划批号,为此,神州数码顾问对相关程序做了客户化修改,包括采购部门的采购单、采购进货单、采购退货单和生产部门的领料单、退料单、生产入库单等均可显示计划批号,方便了计划执行部门做计划跟踪。
      5、提前上线
      10月初,真通电子完成了基础资料准备、作业流程讨论等。应总部要求,王总经理指示系统要从原计划的11月1日并行上线提前至10月10日上线,由于工作量太大,项目组请示增加10天准备时间,真通电子最后确定10月21日系统上线。在这期间,真通电子工程部为BOM、基本资料的录入,库房为系统导入、库存余额开账等连续加班至凌晨。
2002年10月21日真通电子ERP系统上线试运行,11月1日与旧系统并行,12月1日正式废弃旧系统和手工账。
      6、严格的项目管理制度
      整个ERP实施过程中,真通电子对项目进程一直有严格的控制管理。从系统培训、基本数据建立、作业流程设计、系统上机模拟到期初开账并行上线,每个实施阶段都设定了控制目标,随时了解实施状况并确保项目按预定进度进行。
      7、ERP系统维护
      许林说:“真通电子的MIS部门实力较强,系统凭证、报表的个性化设置等都由MIS陶建林课长组织完成。MIS部门还负责真通电子的网络环境维护,对ERP系统的后期维护也做得非常好,如数据库服务器、邮件服务器分开设置,ERP系统与外界断开,确保了系统安全。真通电子的ERP系统运行到现在没有出现任何大的故障或感染病毒。”
      基于前期的充分准备,及项目实施过程的严格控制,经过一段时间的运行,易飞ERP在真通成功上线,并取得了一系列明显效果:
      1、产品工程管理规范化     ERP系统建立了科学、合理、规范的物料编码体系,并借助系统的纠错功能保证了库存物料一物一号。
      2、作业流程规范化     通过对业务接单、制定计划、采购、安排生产和出货等作业流程的优化和固化,分配给每一个人工作范围并细化权限设置,提高了公司的整体运作效率。另外,产品设计变更流程更加规范合理,减少了生产失误,缩短了订单交期。
      3、信息集成化     系统实现了物流、资金流和信息流的高度集成,强化了公司内部横向和纵向的信息交流和共享,实现了企业财务和业务的整合。财务、采购、销售,库存的信息共享,利于部门间的监督。
      4、决策科学化    借助ERP系统提供的数据汇集和分析功能,管理层从大量的繁杂零碎的单据、报表中解放出来了,系统提供的分析汇总报表以及线上自动监控功能使主管能准确及时掌握整体生产运行状况。对于ERP系统的顺利实施,许林认为是顺理成章的,他说:“易飞系统基本涵盖了基础制造业的所有业务,除了一些凭证单据的修改,真通电子项目没有做大的个性化程序更改,这是系统能在较短周期内上线的一个关键因素。”